SOMMAIRE DU POSTE 

Relevant de la directrice des ressources humaines, le titulaire du poste assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, tout en offrant un soutien administratif complet à l’équipe RH. Elle agit comme point de contact entre les employés, les candidats externes et les différentes personnes travaillant dans d’autres départements. Il effectue aussi des tâches administratives, telles que le traitement de texte, le classement, la correspondance, la saisie de données, le traitement du courrier et autres tâches connexes. 

Il participe à la réalisation des objectifs de son département et adhère aux valeurs de l’entreprise. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

• Gère les appels entrants et sortants et dirige les communications vers les bonnes personnes et prendre les messages au besoin. 
• Gère le système de messagerie vocale de l’entreprise et modifie le message d’accueil lors des périodes de fermeture et tient à jour la liste téléphonique. 
• Accueille et oriente les visiteurs, employés et candidats, en maintenant une image professionnelle et chaleureuse à la réception. 
• Applique la procédure d’accueil pour les sous-traitants ou les personnes visitant l’usine (acte de confidentialité, règles de sécurité). 
• Rédige et distribue la correspondance interne et externe (courrier, télécopie, documents internes). 
• Assure la saisie, la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel dans le système RH (données personnelles, feuilles de temps, formulaires d’avantages sociaux, etc.). 
• Participe au recrutement : publication d’offres, réception et tri des CV, prise de rendez-vous pour entrevues, préparation des dossiers candidats et vérification des références. 
• Coordonne l’organisation logistique des réunions tant pour le département des RH que pour les autres départements et les formations ou les évènements d’intégration : réservation de salles, commandes de matériel et préparation des collations ou diners. 
• Assiste à la préparation des rapports mensuels et tableaux de bord RH (taux d’absentéisme, indicateurs de dotation, suivi des formations 
• Valide quotidiennement les rapports des heures des employés de production et fait l’entrée de données dans Evoilià pour le suivi de l’assiduité du personnel et le traitement de la paie. 
• Communique avec les superviseurs concernés afin d’obtenir les informations manquantes au traitement de la paie ou lors de situation d’erreurs de paie.  
• Crée, à l’embauche d’un nouvel employé de production et support à la production, son dossier physique et informatique et ce, selon la procédure établie à cet effet et prépare les documents nécessaires à son accueil.   
• Prépare les dossiers d’appréciation annuelle et de probation du personnel de production et voit à les remettre à leur supérieur immédiat dans les délais appropriés.  
• Fait le suivi des fiches de route des employés qui sont en période de probation. 
• Prépare la documentation des adhésions au régime de retraite et à l’assurance collective. 
• Effectue le remboursement aux employés des bottes, lunettes, coquilles, outils et vêtements de travail.  
• Gère les clés et des cartes d’accès. 
• Gère l’inventaire des vêtements. 
• Organise les voyages pour le personnel (achat de billets d’avion, hôtel, per diem, etc.). 
• Effectue divers classements de documents selon les normes et pratiques de l'entreprise. 
• Vérifie et met à jour les babillards généraux et des Rh, pour chaque usine. 
• Complète quotidiennement le bordereau de dépôt avec les chèques reçus et les remet au chef comptable. 
• Fait les achats pour la cuisine de la direction. 
• Maintient son espace de travail, les salles de conférence et les équipements de façon propre et ordonnée. 
• Contribue à l’effort collectif du département et de l’entreprise. 
• Participe aux réunions de son département et de l’entreprise. 
• Partage les nouvelles idées d’amélioration avec son équipe. 
• Effectue toutes autres tâches à la demande de son supérieur immédiat. 

PROFIL DE COMPÉTENCES 

Formation académique 

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, DEC en bureautique ou formation équivalente en ressources humaines. 

Expérience 

• Posséder une expérience dans un poste similaire – un atout. 

Connaissances et compétences 

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office. 
• Connaissance des plateformes (Facebook, LinkedIn, Instagram…) 
• Excellente communication écrite et orale en français 
• Communication en anglais fonctionnelle 4/5 

Qualités 

• Sens aigu de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités de front 
• Rigueur et autonomie 
• Capacité d’écoute et entregent 
• Aptitude au travail d’équipe et de collaboration 
• Tact et jugement 
• Discrétion 
• Service à la clientèle impeccable 
• Initiative et souplesse 

Conditions particulières 

• Peut être appelé à travailler en dehors de l’horaire régulier. 

***Seuls les candidats détenant un permis de résidence canadien seront contactés***

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